Automotive-Veranstaltungen
All Eyes On
Automotive
Unsere Leidenschaft gilt allem, was Räder hat. Deshalb kümmern wir uns seit über 29 Jahren mit jeder Menge Herzblut um nationale und internationale Events von Automobilunternehmen. Ob Händlertagung, Fahrveranstaltung oder Road-Show, ob Journalisten, Händler oder Endkunden: wenn es um einen reibungslosen Veranstaltungs-Ablauf in Perfektion geht, sind wir mit Erfahrung, dem Gespür für das Wesentliche sowie unserer bekannten Liebe zum Detail für Sie und Ihre Gäste da. So schaffen wir unvergessliche Erlebnisse für Automobilmarken, die lange nachwirken.
Presse-Fahrveranstaltungen
- Organisation von nationalen und internationalen Presse-Fahrveranstaltungen (Deutschland und Europa)
- Recherche von Hotels und Reisemöglichkeiten
- Teilnehmermanagement mit Einladungen, Bestätigungen und Anreise-Buchungen (Flug, Hotel, Transfers)
- Entwicklung technischer Ablaufkonzepte sowie des Rahmen- und Abendprogramms
- Koordination aller Dienstleister (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Ablaufkoordination aller Gewerke (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Kontinuierliches Eventbudget Monitoring
- Vorort-Betreuung durch erfahrene und mehrsprachige Projektleiter
Händlertagungen
- Organisation, Konzeption und Umsetzung von nationalen und internationalen Händlertagungen (Deutschland, Europa)
- Recherche von Locations, Reisemöglichkeiten und Rahmenprogramm
- Verhandlungen und Auftragsvergabe an Locations und Dienstleister
- Teilnehmermanagement mit Einladungen, Bestätigungen und Anreise-Buchungen (Flug, Hotel, Transfers)
- Entwicklung technischer Ablaufkonzepte sowie der Rahmen- und Abendprogramme
- Koordination aller Dienstleister (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Ablaufkoordination aller Gewerke (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Kontinuierliches Event-Budget Monitoring
- Vorort-Betreuung durch erfahrene und mehrsprachige Projektleiter
Motorsportveranstaltungen
- Organisation und Umsetzung von nationalen und internationalen Motorsportveranstaltungen (Deutschland, Europa)
- Recherche von geeigneten Rennstrecken
- Einholung behördlicher Genehmigungen
- Abstimmung mit Behörden, Polizei und Verbänden
- Ausarbeitung des Gäste-, Sponsoren- und VIP-Programms
- Koordination von Gewinnern und Special-Guests
- Planung von Side-Events (Helikopterflüge, Driving-Experience)
- Steuerung aller beteiligten Gewerke
- Merchandising-Paket für Fahrer, Rennteam und Gäste
- Hospitality
Road-Shows
- Organisation von nationalen und internationalen Roadshows (Deutschland, Europa)
- Recherche von geeigneten Veranstaltungs-Locations, Hotels und Reisemöglichkeiten
- Teilnehmermanagement mit Einladungen, Bestätigungen und Anreise-Buchungen (Flug, Hotel, Transfers)
- Entwicklung technischer Ablaufkonzepte sowie des Rahmen- und Abendprogramms unter Einhaltung geltender Compliance-Vorgaben
- Koordination aller Dienstleister (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Ablaufkoordination aller Gewerke (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Kontinuierliches Budget-Monitoring
- Vorort-Betreuung durch erfahrene und mehrsprachige Projektleiter
Messen
- Recherche und Auswahl geeigneter Fachmessen
- Gestaltung von audio-visuellen und speziell auf das Produkt zugeschnittenen Messe-Konzepten
- Vertragsgestaltung und Buchung aller Messe-Services (Logistik, Strom, Kommunikation)
- Koordination aller Dienstleister und Gewerke inkl. Ausarbeitung von Gewerke- und Personaleinsatzplänen für die Messezeit
- Unterstützung bei der Auswahl und Buchung von Messe-Personal
- Gestaltung von Aufbauplänen inkl. Slots für viele unterschiedliche Gewerke
- Regie-Ablaufplanung und Koordination vor Ort durch erfahrene Projektleiter
Produkt-Präsentationen
- Organisation und Umsetzung von fahraktiven Produktpräsentationen im In- und Ausland
- Recherche möglicher Destinationen
- Reisemanagement inkl. Recherche von Übernachtungs- und Reisemöglichkeiten
- Teilnehmermanagement inkl. Datenbankverwaltung, Einladung und Handling
- Erstellung von Eventdesign-Konzepten inkl. grafischer Ausarbeitung
- Koordination aller Dienstleister und Gewerke inkl. Ausarbeitung von Gewerke- und Personaleinsatzplänen
- Recherche und Kartierung von Testrouten unter Berücksichtigung der technischen Details des jeweiligen Fahrzeuges
- Controlling inkl. Ausarbeitung und ständiger Aktualisierung von Kosten im Hinblick auf das Kunden-Budget
Incentives
- Organisation, Konzeption und Umsetzung von weltweiten individuellen, wirkungsvollen Incentives zur Mitarbeitermotivation oder als effektive Kundenbindung
- Recherche geeigneter Destinationen, Locations und Reisemöglichkeiten
- Verhandlungen und Auftragsvergabe an Locations und Dienstleister
- Teilnehmermanagement mit Einladungen, Bestätigungen und Anreise-Buchungen (Flug, Hotel, Transfers)
- Entwicklung technischer Ablaufkonzepte sowie der Rahmen- und Abendprogramme
- Koordination aller Dienstleister (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Ablaufkoordination aller Gewerke (Vorbereitungsphase und Umsetzung)
- Kontinuierliches Budget-Monitoring
- Vorort-Betreuung durch erfahrene und mehrsprachige Projektleiter
Guest-Management
- Nutzung von kundenspezifischen Datenbanken
- Unterstützung bei der Erstellung des Einladungsverteilers
- Erstellung von Einladungsschreiben mit dazugehörigem Veranstaltungsprogramm
- Aussendung der personalisierten Einladungsschreiben
- Verfolgung und Bearbeitung von eingehenden Anmeldungen
- Permanente Aktualisierung der Teilnehmerübersicht
- Recherche geeigneter Reiseverbindungen und deren Buchung
- Erstellung und Versand der personalisierten Bestätigungsschreiben
- Erstellung von Teilnehmerlisten für externe Gewerke (Hotel, Shuttle)
- Erstellung von Teilnehmerlisten für die Veranstaltung vor Ort
- Akkreditierung der Gäste
Testwagenvergabe
- Termingenaue und wunschgerechte Absprachen mit Journalisten
- Führung der Terminübersicht der Vergaben im Jahresüberblick
- Erstellung von Überführungsdokumenten und Überlassungsverträgen
- Koordination der operativ ausführenden Dienstleister
- Anlage und Vorbereitung aller Neuzugänge der Presseflotte im Vergabesystem
Datenqualitäts-Management
- Eingabe und Verwaltung von kundeninternen Daten in entsprechende Datenbanksysteme
- Dauerhafte, regelmäßige Pflege der vorhandenen Daten (Kontaktdaten, Unternehmenswechsel)
- Erstellung und Pflege von Biografien und Medienauflagen
- Zusammenstellung von individuellen Verteilern durch jahrelange Erfahrung und Expertise
